Der Beginn einer wunderbaren Freundschaft

newsystem und enaio®

Gleich mehrere anspruchsvolle Digitalisierungsprojekte hat die Stadt Haselünne im letzten Halbjahr 2018 umgesetzt. Mit festem Blick auf die E-Rechnung erweiterte die Verwaltung die Funktionalität des Finanzsystems Infoma newsystem und integrierte das Dokumentenmanagementsystem enaio®. Im Ergebnis verfügt die Verwaltung nun nach einer schrittweisen, aber zügigen Einführung über digitale Kassen-, Steuer- und Personalakten. Kernstück der digitalen Projekte war jedoch die Umstellung der debitorischen und kreditorischen Rechnungsbearbeitung auf einen durchgängig elektronischen Workflow.

„Der Wunsch, papierarm zu arbeiten und weniger Aufwand in den Fachbereichen – zum Beispiel bei der Belegsuche und Recherche – zu haben, treibt uns schon lange um. Besonders die Gesetzesänderungen zur E-Rechnung haben uns nun veranlasst, in die Zukunft zu denken und unsere Digitalisierung mit Nachdruck umzusetzen“, begründet Annette Sabelhaus, Fachbereichsleiterin Zentrale Steuerung und Finanzen. Gemeinsam mit der ITEBO-Unternehmensgruppe erfolgten, beginnend im Juni 2018, die Kick-off Veranstaltungen im zwei Monats-Takt, Schulungen und die parallele Umsetzung der Akten-Projekte und des Rechnungsworkflows. Seit 1. Januar 2019 laufen die Personalakte und der Rechnungsworkflow komplett digital. “Wir hatten doch einige Vorbehalte. Aber die Länge und Intensität der Projekte war weniger schwierig und weniger aufwändig als vorgestellt. Die Mitnahme der Kolleginnen und Kollegen war einfacher als gedacht und die Einführung in die neuen Verfahren lief mit Hilfe der ITEBO-Unternehmensgruppe problemlos und zügig ab, da haben alle gut mitgezogen.“, blickt Anne Feldmeier, Sachbearbeiterin Finanzen zurück.

Die perfekte Runde
Rund 11.000 Rechnungen werden in der Verwaltung in Haselünne pro Jahr bearbeitet. Dazu gehören auch die der sechs städtischen Kindergärten, der vier Grundschulen, der Förderschule, der Oberschule, der Bäder, des Bauhofs und der Kläranlage. Als Basisapplikation für die Rechnungsbearbeitung setzt Haselünne auf den Infoma newsystem Rechnungsworkflow und ergänzt für die Erfassung und revisionssichere Belegablage das Dokumentenmanagementsystem enaio® von Optimal Systems. Über den enaio®capture -Client werden gescannte Papierrechnungen wie auch die per E-Mail transportierten Rechnungen erfasst, es erfolgt, sofern eindeutig, die automatische Erkennung des Kreditors über seine IBAN. Dann werden die Belege in den definierten Rechnungsworkflow von newsystems übergeben und bearbeitet, bis sie im Kassenarchiv bzw. der zugeordneten digitalen Kassenakte und damit wiederum im Dokumentenmanagement abgelegt und archiviert werden.

Das Ergebnis ist eine transparente und digitale Übersicht über alle Rechnungen. „Im Ablauf des Workflows können wir alle Schritte in den einzelnen Fachbereichen einsehen, dadurch Fragen zum Bearbeitungsstand einer Rechnung schnell und problemlos beantworten und bei Problemen reagieren. Das macht die Fachbereiche transparenter und die Bearbeitung schneller. Die Zeitersparnis ist enorm. Wir können Zahlungsziele termingetreuer einhalten und die Vorgaben des Rechnungsprüfungsamtes besser erfüllen. Mit dieser Gesamtlösung sind wir auf die E-Rechnung gut vorbereitet“, so Rita Brümmer, Sachbearbeiterin Finanzen.

Schnellerer Zugriffe auf Dokumente

Neben der Transparenz in der Rechnungsbearbeitung verfolgt die Stadt Haselünne mit den Digitalisierungsprojekten auch das Ziel eines schnelleren Dokumentenzugriffs. Um das zu erreichen, arbeitet im Hintergrund das Dokumentenmanagementsystem enaio®. „Die Mitarbeiter der Fachbereiche können zukünftig – sofern berechtigt – aus ihrer Benutzeroberfläche über Fachwendungen wie zum Beispiel eben aus Infoma newsystem Rechnungs-, Kassen- oder Steuerbelege aufrufen, die aber eigentlich im DMS enaio  abgelegt sind. Für die Ablage und Suche nach papiergebundenen Akten konnten wir durch unsere umgesetzten Projekte Zeitaufwand und wirkungslose Tätigkeiten deutlich minimieren“, freut sich Annette Sabelhaus.

Die Gunst der Stunde

Die digitale Strategie der Stadt Haselünne heißt schlicht: konsequent weitermachen, den positiven Schub des Erreichten und die spürbare Arbeitserleichterung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen. Ziel ist es, möglichst viele Dokumente direkt in digitaler Form zu erhalten oder selbst zu erzeugen. „Unsere Steuerakte ist noch nicht ganz final, da wir erst kommende Steuerbescheide unmittelbar digital erstellen und ablegen. Mit den neuen gesetzlichen Änderungen in Bezug auf die Grundsteuer lohnt sich dann der Neustart“, sagt Annette Sabelhaus.

Das große Interesse und die Nachfrage der umliegenden Gemeinden, die den Digitalisierungsgrad der Stadt Haselünne noch nicht erreicht haben, ist ebenfalls großer Ansporn für die weitere Digitalisierung. Auch Bürgermeister Werner Schräer ist stolz auf das Erreichte: „Wir sind technologisch gut gerüstet für die E- Rechnung und die Änderungen des §2b des Umsatzsteuergesetzes. Große Themen, wie die Einführung des allgemeinen DMS zur gesamten Schriftgutverwaltung, das Bürgerkonto OpenR@thaus und natürlich die digitale Vernetzung mit unseren Außenstellen und angegliederten Einrichtungen gehen wir jetzt an.“

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