Der weite Weg zur digitalen Verwaltung

Stadt Goslar unterscheidet zwischen drei Dimensionen

Digitalisierung in drei Dimensionen denken: für diesen Weg hat sich die Stadt Goslar entschieden. Vielfältige Blickwinkel, unterschiedliche Herangehensweisen und eine zentrale Stelle zur Bündelung und Koordination der Aktivitäten führen die Stadt zu einer höheren Lebens- und Standortqualität.

Der Kernbereich der Digitalisierung in Städten und Gemeinden seien E-Government und digitales Verwaltungshandeln, doch „Der Begriff Digitalisierung sich schreckt ab“, findet Oliver Kasties, Digitalisierungsbeauftragter der Stadt Goslar. Sinnvoller sei es, diese große Aufgabe in verschiedene Teilbereiche zu unterteilen und gemeinsam mit Mitarbeitern und Bürgern voranzuschreiten. Diesen Weg geht die Stadt nun seit 2015 konsequent.

Drinnen – hinter den Türen des Rathauses

 „Verwaltungsprozesse haben eine lange Historie – bürokratische Strukturen, Verantwortlichkeiten, Stellendefinitionen und Arbeitsinhalte sind seit Jahrzehnten gewachsen. Analoge Prozesse nun digital nachzubauen, das ist nicht zielführend,“ so Oliver Kasties. Gemeinsam, mit allen Beteiligten an einem Tisch, müsse ein digitaler Prozess ohne Medienbrüche entwickelt werden.

In 33 Workshops mit 362 Personen wurde in Goslar detailliert analysiert, wie die Vorgangsbearbeitung in den einzelnen Bereichen aussieht, welche Ablagestrukturen bestehen und welche Verfahren zum Einsatz kommen. Die ITEBO-Unternehmensgruppe als Berater führte den Prozess. Im Ergebnis lagen über 40 verschiedene Ablageorte und 246 Fachakten auf dem Tisch. Darauf basierend wurde ein Maßnahmenkatalog entwickelt.

Eine überraschende Herausforderung offenbarte sich im Verlauf der Workshops: fehlende digitale Grundkompetenzen bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. „Immer alle Mitarbeiter mitnehmen“, diesen Grundsatz schrieb sich die Stadt daher auf die Fahnen und organisierte eine engmaschige Schulung und Betreuung. Grundlagen wie Fenster verschieben und minimieren, Favoriten anlegen, pdf Dokumente erzeugen wurden durch einen IT-Trainern vermittelt.

Ausgehend von den Workshops entwickelten Goslar und ITEBO ein Konzept für die Einführung des DMS-Systems. Den Beschluss zur Durchführung dieses umfangreichen Projektes fällt der Rat im Dezember 2018 einstimmig. Enthalten sind auch Ressourcen für die Einbindung externer Experten. „Prozessbegleitung ist essentiell“, findet Oliver Kasties. „Die Einführung eines DMS mit 71 Modulen in allen Fachdiensten und Eigenbetrieben wird uns bis Ende 2021 begleiten. Damit dabei keine Schattenakten auf Papier entstehen, werden die Prozesse sowohl von internen wie auch von externen Beratern begleitet.“ Benjamin Schock, Berater der ITEBO-Unternehmensgruppe ergänzt: „Für die Zielerreichung kommt der speziell dafür entworfene und für die Stadt Goslar angepasste TOM-Ansatz zum Einsatz. Schließlich liegen die Handlungsfelder in der Technik, der Organisation und den handelnden Personen, den Menschen.“

Dazwischen – die Rathaustür wird geöffnet

Verschiedene Internetauftritte und Portale der Stadt ermöglichen den Bürgern die Nutzung von GIS-Daten ebenso wie ab dem 2. Halbjahr 2019 die Nutzung eines Open-Data-Portales. Mit der Einführung des Bürgerportales OpenR@thaus ab dem 2. Halbjahr erhalten die Bürger ebenfalls die Möglichkeit, erste Services der Stadt voll digital zu nutzen. OpenR@thaus ermöglicht die verbindliche und sichere Kommunikation bei der Bereitstellung von Online-Behördendienstleistungen, in Goslar ist die Authentifizierung per Login oder über die einmalige persönliche Vorstellung im Bürgerbüro geplant. Weitere digitale Services wie das Anwohnerparken werden die Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern vereinfachen.

Draußen – Bürgerbeteiligung und SMART-City

Die Einbeziehung und das Engagement der Bürgerinnen und Bürger hat in den letzten Jahren einen hohen politischen Stellenwert entwickelt. Um die Vielzahl von Ideen zu bündeln und einen Ausgangspunkt zu schaffen, startete Goslar 2017 das Projekt „Go smart – Goslar denkt mit“. Gemeinsam mit Mitarbeitern und Unternehmen der Region wurden erste Projekte wie die Verbesserung des digitalen Hochwasserfrühwarnsystems entwickelt, im Frühjahr 2019 eröffnet die neu gestaltet digitale Stadtbibliothek.

„Mach!Mit“, dazu fordert die Stadt nun auch in größerem Kreis die Bürgerinnen und Bürger auf. In einem gemeinsamen Workshop wurden im Februar weitere Ansätze entwickelt. Die Ideen überzeugen.

Gemeinsam vorwärts

„Digitalisierung steht für alle Veränderungen, die sich daraus ergeben, dass die Informationstechnologie immer mehr und schnellere Möglichkeiten eröffnet“ resümiert Oliver Kasties. „Unsere Aufgabe besteht darin, aus der Vielzahl von Möglichkeiten kleine Schritten zu definieren, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Bürgerinnen und Bürger, lokale Einrichtungen und Unternehmen mitzunehmen und einzelne Projekte in strategisch kombinierbare Bahnen zu lenken.“

Goslar ist auf dem besten Weg in eine vernetzte Verwaltung.

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