Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung

strukturierte elektronische Datenformate erfordern elektronische Rechnungsannahme

Um die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen, müssen zukünftig Rechnungen in strukturierten elektronischen Datenformaten von der Kommune empfangen und verarbeitet werden können. Für die öffentlichen Verwaltungen zeichnen sich hier zwei unterschiedliche Formate ab: das bereits bestehende ZUGFeRD und das im Aufbau befindliche XRechnung, das nach derzeitigem Stand ausschließlich ein XML-Format nutzen wird. Bis Ende 2019 muss jede Öffentliche Verwaltung in der Lage sein, diese Formate zu empfangen und eine durchgängig digital unterstützte Rechnungsbearbeitung inklusive Ablage umzusetzen. „Es geht also nicht mehr darum, ob sich eine Umstellung lohnt, sondern sich in der verbleibenden Zeit entsprechend vorzubereiten.“ Henning Köster, Projektleiter für die E-Rechnung im Servicebereich ERP-Systeme, newsystem der ITEBO weiß, dass die Kommunen und Gemeinden im Wettlauf mit der Zeit stehen.

Die Samtgemeinde Artland ist ein Verband der Mitgliedsgemeinden Badbergen, Menslage und Nortrup, sowie der Stadt Quakenbrück. Vor sieben Jahren führte die Samtgemeinde mit der Umstellung auf die Doppik ein neues Rechnungssystem ein und bucht jährlich über 25.000 Vorgänge für die rund 23.000 Artländer.

Die meisten Rechnungen kommen auch hier noch immer auf guten altem Papier oder als pdf-Anhang an, werden dezentral verteilt, angeordnet, in die Buchhaltung gegeben und erst dann digital erfasst, um weiterbearbeitet und abgelegt werden zu können. Eine zentrale Poststelle wird zukünftig eingehende Rechnungen scannen und verteilt diese in einen standardisierten Bearbeitungsprozess.

„Wir sind eine mittelstandsorientierte Kommune mit einem hohen Anspruch an Service und eingehaltene, kurze Fristen für zum Beispiel die Bezahlung von Rechnungen. Unsere elektronische Bearbeitung macht den Weg der Rechnung einfacher und schneller“, so Stefan Fröhlich, Kämmerer der Samtgemeinde. „Das spart auch den Mitarbeitern eine Menge Zeit und vor allem Platz, den die sonstigen Strecken von Archivschränken besetzen.“ 

E-Eingangsrechnungsfähigkeit ist der erste Schritt

Ein erster und vor allem realistischer Schritt zur Modernisierung oder Verschlankung der verwaltungsinternen Bearbeitungsprozesse ist in Artland, wie auch in vielen anderen Gemeinden, die sogenannte „E-Eingangsrechnungsfähigkeit“. Der Weg dahin ist in der Samtgemeinde bereits greifbar, zumal der Haushalt die Mittel bewilligte, die ein neuer Rat nach den Kommunalwahlen 2017 bestätigen muss. Die Vorbereitungen für den Projektstart im Sommer laufen auf Hochtouren. „Unser Ziel ist eine frühe digitale Erfassung unserer Vorgänge. Dafür sind Entscheidungen zu treffen. Integrieren wir gleich die gesamte Verwaltung oder beginnen wir mit einem Bereich? Bleiben wir bei dem Weg der dezentralen Verteilung und Anordnung oder stellen wir um auf eine zentrale Buchhaltung?“

Erst nach der Etablierung eines zentralen Rechnungseinganges, dem weiteren Aufbau einer Scanstrecke und des zentralen E-Mail-Postfachs soll dann die Integration eines medienbruchfreien elektronischen Rechnungsworkflows, also die Bearbeitung und Verbuchung bis zur Finanzbuchhaltung und wie auch die Schnittstellenanbindung zum Kassenarchiv umgesetzt werden. E-Rechnung wird in Artland als umfassendes Organisationsprojekt begriffen, dass nicht nur tiefgreifend in die Arbeitsabläufe des Rechnungswesens, sondern der gesamten Verwaltung eingreift. Stefan Fröhlich blickt dabei noch weiter über den Tellerrand. „Wenn in 2021 die Kommunen in den Wettbewerb mit privaten Dritten treten müssen, stehen wir bei unseren digitalen Ausgangsrechnungen vor dem Thema des Umsatzsteuerausweises. Auch darüber machen wir uns heute Gedanken, um gerüstet zu sein.“

Landkreis Rotenburg (Wümme) mit zentralem Rechnungseingang

Bis Ende des Jahres wird einer der größten Landkreise in Niedersachsen, der Landkreis Rotenburg (Wümme) den digitalen Rechnungsworkflow mit Infoma newsystem bei seinen 19 Ämtern vollständig eingeführt haben. Zum Landkreis gehören die Städte Rotenburg (Wümme), Bremervörde und Visselhövede, zwei Einheitsgemeinden sowie acht Samtgemeinden mit 52 Mitgliedsgemeinden.

Die Rechnungen werden in der Poststelle des Landkreises gescannt und in die Ordner der jeweiligen Ämter abgelegt. Aus diesen werden die Eingangsrechnungen dann automatisiert in den Rechnungsworkflow der Ämter übernommen. „Die Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows ist vor allem Organisationsentwicklung. Das heißt, Abläufe, Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen klären, Rollen und Rechte zuweisen, sich hinterfragen. Dafür braucht man die Rückendeckung der Verwaltungsleitung und den Willen der Mitarbeiter“, sagt Axel Bolz, Amtsleiter Finanzen des Landkreises Rotenburg (Wümme). Mit der ITEBO entwickelte das hochmotivierte Projektteam, bestehend aus vier Mitarbeitern, für die Umsetzung des digitalen Rechnungsworkflows zuerst einen Standard für den Lauf einer Rechnung, dieser wurde im Folgenden in einigen Ämtern pilotiert, ausgerollt und für jedes Amt mit den spezifischen Besonderheiten ergänzt. „Wir integrieren ca. 700 Leute in den Workflow. Das System ist einfach und schnell erlernbar. Nach unseren Erfahrungen reichen zwei Stunden Schulung aus, damit Mitarbeiter damit arbeiten können. Das System spart Zeit, vor allem bei der Rechnungsablage und der Rechnungsrecherche und ermöglicht eine weitergehende Automatisierung der Buchungen.“

weniger manueller Aufwand mit dem E-Rechnungsmanager von Infoma

Der Landkreis rechnet zeitnah mit einer steigenden Zahl von digitalen Rechnungen im ZUGFeRD -Format, nicht zuletzt durch die Rechnungslegung der Bundesdruckerei. „Im nächsten Jahr werden wir noch den E-Rechnungsmanager integrieren. Dieser übernimmt aus den XML-Datensätzen der elektronischen Rechnungen automatisiert die Rechnungsdaten, zum Beispiel den Kreditor oder den Rechnungsbetrag“, so Axel Bolz.

Nach der Buchung werden die Rechnungen direkt ins Dokumentenmanagementsystem übergeben. Für die revisionssichere Ablage elektronischer Rechnungen ist dies grundlegend. Während in Artland und Rotenburg (Wümme) ein Dokumentenmanagementsystem bereits vorhanden und an den Rechnungsworkflow angebunden ist, beginnen andere Gemeinden den Weg zur E-Rechnung mit der Umsetzung digitaler Vorgangsbearbeitung aus dem Dokumentenmanagementsystem.

Zusammenarbeit von DMS und E-Rechnungsworkflow verschlankt den Prozess

 „Wir haben zahlreiche Kunden, die aus den unterschiedlichsten Fachverfahren gestartet sind“, sagt Henning Köster. So begann zum Beispiel die Samtgemeinde Neuenhaus bei der digitalen Steuerakte und der digitalen Vergütungsakte. Der Landkreis Osnabrück startete mit der Umsetzung der digitalen Postverwaltung. Aus diesem Posteingang werden dann die eingehenden Rechnungen an den Rechnungsworkflow weitergeleitet.

„Kunden möchten eine einheitliche Verwaltung und eine digital durchgängige Bearbeitung aller Dokumente. Dabei ist es egal, ob Kunden beim Dokumentenmanagementsystem oder beim kommunalen Rechnungs- oder Finanzwesen beginnen. Wir haben unsere Erfahrung der letzten Jahre genutzt, um für unsere Kunden eine Lösung und die Standardisierung der notwendigen Projekte zu entwickeln, die immer zur Gesamtlösung auch unter Einbezug schon vorhandener Bausteine führt“, resümiert Henning Köster.

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