Es wächst das Gras nicht schneller, wenn man daran zieht

Die digitale Transformation verändert die Arbeit in den kommunalen Verwaltungen grundlegend. Das ist unbestritten. Bis zum Jahresende 2022 sind Bund und Länder verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen auch „elektronisch über Verwaltungsportale anzubinden“, so gibt es das Onlinezugangsgesetz (OZG) vor. Nach der Onlinestellung folgt die Automatisierung. Ideen und Projekte gibt es landauf, landab. Nicht nur das Projekt ELFE (Einfach Leistungen für Eltern) des Senats der Freien Hansestadt Bremen zeigt eindrucksvoll: Komplexität ist kein Hinderungsgrund, und: für den Bürger wird vieles einfacher.

Holger Richard, Geschäftsbereichsleiter Innovation & strategische Projekte bei der ITEBO-Unternehmensgruppe diskutiert mit Ines Hansen, Programmbereichsleiterin Personalmanagement bei der KGSt über die Wirkung der digitalen Transformation auf die Organisationskultur in den kommunalen Verwaltungen.

Organisationskultur und digitale Tranformation im Einklang (c) fotolia.com/sikov

ITEBO ganz nah: Städte und Gemeinden bauen Ihre Onlineangebote aus und digitalisieren ihre Prozesse. Ein Kraftakt. Warum sprechen wir jetzt über Organisationskultur?

Holger Richard: In unseren Kundenprojekten sehen wir, dass es weniger die technischen Fragen sind, die entscheidend sind, es sind vor allem die organisatorischen. Nehmen Sie das Beispiel der digitalen Aktenführung: Wenn am Ende eine Dienstanweisung dazu verpflichtet, alles Aktenrelevante im Dokumentenmanagement-System abzubilden, dann verändert das die Arbeitsweise aller Verwaltungsmitarbeiter und hat erhebliche Auswirkungen auf die Organisation einer Verwaltung. Das ist ein radikaler Eingriff in eine meist über Jahrzehnte gewachsene Organisationskultur.

Ines Hansen: Zwar dominiert noch eher der Blick auf die Technologie, doch rückt zunehmend die Frage in den Fokus, welchen Nutzen Mitarbeitende und Kunden haben. Das geht über Automatisierungsprozesse hinaus und stellt den Menschen deutlich in den Mittelpunkt. Einige Kommunen beschäftigen sich schon sehr mit dem Thema Kultur, andere noch eher weniger.

Kulturelle Gegebenheiten aber wirken auf verschiedene Leistungsfaktoren, wie z. B. Motivation, Identifikation mit dem Arbeitgeber bis hin zum Krankenstand. Leider gibt es dabei keine monokausale „Wenn-Dann-Beziehung“, aber viele Studien haben gezeigt, dass die Organisationen, die ihre Kultur aktiv gestalten, sie kommunizieren und leben, erfolgreicher sind und bessere Ergebnisse haben. Das zu wissen und in Führungsstrategien zu integrieren, macht den Unterschied zwischen einer guten Leistung und einer Spitzenleistung. Oder anders ausgedrückt: auf einem guten Boden kann Gutes wachsen und jeder hat selbst in der Hand, was er sät und was er erntet.

ITEBO ganz nah: Wenn sich eine Organisation in Bezug auf die digitale Transformation neu ausrichtet, wenn sie „ihre Kultur aktiv gestalten“ will, wo kann sie konkret ansetzen?

Ines Hansen: Es gibt drei wesentliche Stellschrauben, die Kultur verändern kann: Prozesse, Strukturen und das Regelsystem, also von der Dienstanweisung bis zur Dienstvereinbarung. Veränderung, erreicht man aber in aller erster Linie durch Haltung. Meint: Folge Deinem Reden! Lebe ich in der Führung etwas vor, dann setzt sich das durch alle Reihen fort. Damit wird Führung zur tagtäglichen Arbeit an der Kultur.

Digitalisierung wird das kulturelle Gefüge der Verwaltungen sehr grundlegend verändern. Der Begriff VUCA beschreibt ganz gut die Herausforderungen, mit denen sich Unternehmen und Verwaltungen im Zuge digitaler Transformation beschäftigen müssen. VUCA steht für Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity. Wie bewege ich mich als Verwaltung in einer flüchtigen, unsicheren, komplexen und mehrdeutigen Welt? Dazu muss eine Haltung entwickelt werden und da spielt Kultur eine wesentliche Rolle.

Holger Richard: Wenn wir bei Digitalisierungsprojekten unterstützen, legen wir deshalb großen Wert darauf, sensibel mit den Gegebenheiten, die wir bei unseren Kunden vorfinden, umzugehen. Die Analysephase ist die Phase, in der wir die Organisation verstehen lernen. Augenscheinlich ist, dass Prozesse vielfach standardisiert sind, aber wie sie gelebt werden ist höchst unterschiedlich. Unser Credo ist deshalb: „Schaut nicht auf die Technik, schaut auf eure Ziele und die Menschen mit denen sie erreicht werden sollen“. Mit unserer dafür entwickelten TOM-Methode© schärfen wir so auch den Blick für die Fragen der Organisationskultur.

ITEBO ganz nah: Frau Hansen, Herr Richard, geht es noch konkreter. Was brauchen Digitalisierungsprojekte?

Holger Richard: Die IT-Systeme auf die Veränderungen auszurichten steht ganz am Ende. Es gilt zunächst eine eindeutige Zielsetzung auf Basis einer Vision zu erarbeiten und diese klar zu kommunizieren. Rollen und Verantwortlichkeiten sind zu klären. Mal fehlen Kompetenzen,mal funktioniert die Zusammenarbeit zwischen den Organisationseinheiten nicht. Und gelegentlich fehlen ganz einfach die Ressourcen. Das gilt es zu anzugehen.

Es hört sich nach Binsenweisheit an, aber ich finde das ganz wichtig: Der Chef geht voran.

Ines Hansen: Digitalisierungsprojekte brauchen einen CDO. Das ist eine der wichtigsten Rollen, wenn es um bereichsübergreifende Digitalisierungsprojekte geht. Die Rolle übernimmt eine übergeordnete Verantwortung und koordiniert die verschiedenen Einzelprojekte. Eine weitere wichtige Instanz sind die „digitalen Lotsen“. Das sind Fachkräfte aus verschiedenen Bereichen, die sich freiwillig für die Digitalisierung einsetzen und vor allem durch Fachwissen und Kommunikation unterstützen.

ITEBO ganz nah: Wieviel Veränderung verträgt eine Organisation?

Ines Hansen: Das ist abhängig von den Voraussetzungen. Da sind wir wieder bei dem guten Boden. Veränderungsprozesse brauchen die Bereitschaft für Neues und gemeinsames Lernen. Stimmt die Leistung, geht es möglicherweise um graduelle Anpassungen um zukunftsfähig zu bleiben. Stimmt die Leistung nicht, braucht es eine grundlegendere Herangehensweise. Jede kulturbewusste Entwicklung ist dabei ein längerdauernder Prozess, der Zeit und Sensibilität benötigt. Das Gras wächst ja auch nicht schneller, wenn man daran zieht.

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