Kleiner Start in großes E-Payment

Die Hansestadt Lüneburg ist auf dem Weg in ein umfassendes ePayment mit einer kleinen Fachanwendung gestartet. Seit April 2018 ermöglicht sie säumigen Bürgern, Mahnungen digital zu bezahlen: ein erfolgreicher Test mit einem überschaubaren Verfahren für weitere und größere Projekte.

Digitaler Bürgerservice in Lüneburg

Eigentlich wollte die Hansestadt die digitalen Zahlungen bereits 2016 im Bürgerservice für zum Beispiel das Melderegister oder die Parkausweise einführen. Doch in Folge von Ressourcenengpässen wurde das Projekt immer wieder verschoben. Frau Katrin Wolter kam 2017 neu in die Stadtkasse, rollte das Projekt erneut auf und brachte es in Zusammenarbeit mit der ITEBO-Unternehmensgruppe schnell erfolgreich auf die richtige Spur.

Lüneburg entschied sich für den ePayment-Manager in Infoma newsystem. Dieses integrierte Modul unterstützt sowohl klassische papiergebundene Verwaltungsprozesse als auch elektronische Zahlungen. Als Bezahlplattform wird pmPayment, eine übergreifende Lösung der GovConnect, angebunden. Nach Vertragsunterzeichnung im Dezember 2017 erfolgte die Testphase bereits im März, seit April nutzt die Stadt Lüneburg den ePayment-Manager im Echtzeitbetrieb. Bis zu 1.500 Mahnungen pro Monat versendet die Hansestadt. Diese enthalten nun einen QR-Code, der säumige Bürger motivieren soll, offene Rechnungen schnell online zu begleichen. „Wir sind sehr überrascht, dass es auf Anhieb gut funktioniert“, freut sich die Projektleiterin.

Aus dem Finanzwesen Infoma newsystem wird der QR-Code mit den zahlungsrelevanten Daten direkt in den Beleg der zu begleichenden Mahnung eingefügt. Als Kernstück des Online-Bezahlprozesses übernimmt anschließend der ePayment-Manager die Aufbereitung der Zahlungsaufforderung, die per Upload im pmPayment-Portal der GovConnect bereitgestellt wird. Gezahlt werden kann in Lüneburg nun mit verschiedensten Zahlungsarten, wie zum Beispiel paydirekt, SEPA-Lastschrift, Kreditkarte, giropay und auch
mit paypal.

„pmPayment bietet die Möglichkeit, die marktüblichen Bezahlsysteme zu nutzen. Bei der Koordination und den Verhandlungen mit den einzelnen Bezahldienstleistern hat uns die GovConnect sehr unterstützt, all unsere Antragsverfahren vereinheitlicht, und nicht zuletzt stellt die GovConnect ja auch die Internetplattform“, so Katrin Wolter.

Die Forderungen werden nach erfolgter Online-Zahlung per Download in Infoma newsystem als bezahlt gekennzeichnet und die Rechnungen im Rahmen des ePayment-Tagesabschlusses ausgeglichen. Dabei wird ein entsprechender Schwebeposten für die weitere Kassentätigkeit gebildet. Bei der Hansestadt Lüneburg wurde für das ePayment ein separates Bankkonto angelegt. Auf diese Weise wird zusätzlich Transparenz gewährleistet und die Kasse kann ohne zusätzlichen Aufwand ihrem Tagesgeschäft nachgehen. Bei Zahlungseingang über den Bezahldienstleister kann der Schwebeposten ausgebucht werden. Die Abrechnungsintervalle liegen je nach Vereinbarung zwischen einem Tag und einem Monat.

Mit der Einführung im Frühjahr 2018 schuf die Hansestadt Lüneburg die Voraussetzung für die Anbindung weiterer Fachbereiche an das ePayment. „Die ITEBO hat das Projekt kompetent, schnell und für unsere Mitarbeiter ohne viel Aufwand umgesetzt. Gleichzeitig konnten im Projekt auch bereits erste Schritte für die Einführung des Rechnungsworkflows in Bezug auf die kommende E-Rechnung erarbeitet werden. Wir sind überzeugt, dass ePayment schnell durch den Bürger umfänglich genutzt werden wird. Und die Einsatzmöglichkeiten sind in der Verwaltung vielfältig gegeben. Das haben auch schon die Kollegen erkannt, die jetzt gern auch ePayment umsetzen möchten“, resümiert Frau Wolter.

ePayment versteht die ITEBO-Unternehmensgruppe als einen verwaltungsweiten und verfahrensübergreifenden Gesamtprozess, der sich nach Bedarf standardisiert in die digitalen Prozesse der einzelnen unterschiedlichen Fachverfahren integrieren lässt. In diesem Sinn treibt auch Katrin Wolter ihre Themen schrittweise weiter. „Wir werden als nächstes prüfen, welche Rechnungen und Bescheide mit dem QR-Code versehen werden können. Und auch dort, wo im Laufe des Jahres einmalige Gebühren oder Zahlungen mit gleichen Beträgen und gleichen Fälligkeiten anfallen, soll das Verfahren weiter ausgebaut werden. Themen rund um das Melderegister, Verwarngelder für das Falschparken und Gebühren aus dem Ordnungsrecht stehen jetzt als Erstes auf der Agenda.“

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