Mit Geduld und Fingerspitzengefühl

Lehre auf dem Weg zur digitalen Gemeinde 4.0

Seit September 2016 ist Andreas Busch Bürgermeister der Gemeinde Lehre. Digitalisierung ist hier Teamsache. Während andere planen, Strategien suchen oder auf Digitalisierungsminister warten, wird in Lehre gehandelt: So wie es die Bürgerinnen, Bürger und die Beschäftigten der Gemeindeverwaltung benötigen, aufbauend auf gewachsenen Strukturen. Dabei bringt die Gemeinde das Thema Digitalisierung in den unterschiedlichsten Facetten stetig voran.

Andreas Busch im Gespräch (c) Gemeinde Lehre

Herr Busch, gerade eben haben Sie VOIS|MESO in der Gemeinde eingeführt?

Ja, unser Einwohnermeldeamt arbeitet seit Anfang Februar mit VOIS|MESO. Die Umstellung des Vorgängers MESO auf VOIS|MESO erfolgte in nur fünf Tagen, einfach und problemfrei. Die Plattform ist als Baukastensystem sehr innovativ. Die Nutzung von VOIS|GESO, also des Gewerbe- und Erlaubniswesens soll folgen.

Seit wann beschäftigt sich Lehre mit Themen der Digitalisierung?

Das erste digitale Projekt haben wir 2008 umgesetzt: Den zentralen digitalen Rechnungseingang. Ich war damals noch Kämmerer. Der Gemeinde ging es nicht gut, Geld für digitale Projekte gab es also kaum. Aber uns war das Thema wichtig, deshalb haben wir das Projekt vorangetrieben. Mit dem Ergebnis, dass wir Rechnungen gescannt und über die Prüfung in den Fachbereichen und die Freizeichnung bis zur Anordnung digital bearbeiten konnten. Allerdings haben wir die Papiere noch abgeheftet, da die Revisionssicherheit noch nicht gegeben war.

Das ist nun anders?

Ja, inzwischen digitalisieren wir den gesamten Rechnungslauf. Das heißt, Posteingang und Scan-Strecke verbinden wir mit dem Dokumentenmanagementsystem und etablieren einen Rechnungsworkflow bis hin zur Archivierung. Wir sehen schon jetzt den Nutzen. Jede Rechnung ist auffindbar, der Status nachvollziehbar. Es ist genau zu erkennen, wann und was welcher Mitarbeiter bearbeitet hat. Die ITEBO hat uns ein Ampelsystem installiert, das uns anzeigt, wieviel Schnelligkeit und damit Service wir bieten. Hinzu kommt, dass dies ein weiterer Schritt in Richtung „papierarme“ Verwaltung ist.

Welche smarten Lösungen sind in Lehre ebenfalls umgesetzt?

Nun, wir arbeiten an vielen Projekten, die NH-Kindergartenverwaltung ist eines davon. NH-KITA ist eine gute Software zur internen Organisation der Kindertagesstätten. Sie ermöglicht eine Online-Anmeldemaske für Eltern, die automatische Benachrichtigung zur Platzvergabe in der Wunschkita bzw. bei Ablehnung die Platzvergabe in einer alternativen Wunschkita. Das Thema einer Zentralisierung der Platzvergaben unserer Kindertagesstätten war eine meiner ersten Amtshandlungen. Wir haben in einem ersten Schritt unsere sieben gemeindlichen Einrichtungen zusammengefasst, einen zentralen Erfassungsbogen erstellt und eine Mitarbeiterin für die Aufgabe der Platzvergabe und der Organisation eingestellt. Als nächstes führen wir nun das Online-Modul von NH-KITA ein und ermöglichen den Eltern so auch die Anmeldung über unsere Internetseite.

Man kann in Lehre Knöllchen per App ausstellen und bezahlen?

Die Parkraumüberwachung lag lange Zeit in der Verantwortung unseres Landkreises und konnte von der 35 Kilometer entfernt liegenden Kreisstadt aus nicht ergiebig gesteuert und umgesetzt werden. Deshalb haben wir diese Aufgabe nach Lehre geholt und einen Kollegen mit der Ausführung beauftragt. Mit der pmOWI App hätten wir sogar die Möglichkeit, den Falschparkern gleich vor Ort ein Ticket mit einem QR-Code zu erstellen, über den der Betroffene die Bezahlung direkt mit dem Smartphone vornehmen kann. Das ist zwar noch Zukunftsmusik, wir arbeiten aber an der Realisierung.

Wie nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit ins digitale Zeitalter?

Wir sind ein gut gemischtes Verwaltungsteam, jüngere Beschäftigte arbeiten Hand in Hand mit Kolleginnen und Kollegen, die kurz vor der Rente stehen. Dennoch stehen alle Mitarbeiter dem Thema Digitalisierung offen gegenüber. Aber das war ein langer Weg. Uns kommt zugute, dass wir auch auf der Leitungsebene technikaffine Teamkollegen sind. Das authentische Vorleben und eine Portion Humor können auch die stärksten Vorbehalte überwinden.

Gibt es denn Vorbehalte?

Klar, die gibt es doch immer. Das Geheimnis ist aber: Einfach machen, vorleben – mit Geduld und Fingerspitzengefühl. Als wir vor ein paar Jahren das Druckmanagement erneuert haben, wurden die vielen einzelnen, fast personifizierten, Drucker durch zentrale Multifunktionsgeräte ersetzt. Das war für Viele sowas wie ein persönlicher Rückschritt und hat zu viel Aufregung geführt. Die Umstellung von der Kameralistik zur Doppik erzeugte den gleichen Unmut. Das war aber in beiden Fällen schnell vergessen und interessiert heute eigentlich niemanden mehr. Heute reden wir eher über die Zusammenarbeit der Generationen.

Generationsübergreifende Projekte in der Verwaltung?

Ja. Die künftige e-Akte im Steueramt erarbeiten zwei Kolleginnen. Die eine geht bald in den verdienten Ruhestand, eine jüngere Kollegin wird ihre Stelle übernehmen. Gemeinsam erarbeiten sie nun die Zukunft unserer Steuerakten. Altes Wissen geht nicht verloren, keiner wird überfordert. Die ältere Kollegin kann sich nämlich gar nicht vorstellen, dass „ihre“ Akten geschreddert werden. Aber daran muss sie ja dann auch nicht teilnehmen, wie sie selbst augenzwinkernd sagt.

Wenn man sich die Vielzahl der laufenden Projekte anschaut, hat man eher das Gefühl einer rasenden Lokomotive…

Ich habe einfach viel Glück mit meinen Kolleginnen und Kollegen und auch mit dieser Gemeinde. Hier ziehen alle an einem Strang, auch die Politik unterstützt unsere Vorhaben. Und weil wir von unserem Weg überzeugt sind, sind wir auch gern bereit, unsere Erfahrungen mit anderen Gemeinden zu teilen.

Wie kann sich eine kleine Gemeinde solche Projekte leisten?

Wir waren vor ein paar Jahren stark verschuldet. Mit Stolz kann ich aber sagen, dass wir uns selbst konsolidiert haben. Die Eigenentschuldung wurde darüber hinaus unterstützt durch einen Zuschuss vom Land. Nun sind wir eine der wenigen Kommunen des Landkreises, die Überschüsse schreibt. Fairerweise muss man da aber sagen, dass nicht alle Kommunen hier die Voraussetzungen und Möglichkeiten für einen positiven Haushalt haben. Dennoch: Das Geld ist auch bei uns nicht im Übermaß vorhanden. Aber es ist falsch, zu behaupten, dass Digitalisierungsprojekte nicht leistbar sind. Technologie ist heute erschwinglich, das, was Geld kostet, sind schlecht geplante oder überdimensionierte Projekte. Das ist alles zu vermeiden, wenn man gute Partner wie die ITEBO-Unternehmensgruppe an der Seite hat.

Wie reagieren denn die Menschen in Ihrer Gemeinde auf die Veränderungen?

Ich denke, auch unsere Einwohnerinnen und Einwohner profitieren von unseren Projekten. Denn das, was uns antreibt, ist neben der Arbeitserleichterung natürlich der Servicegedanke. Die Digitalisierung erhält Einzug in alle Bereiche des Lebens, da muss auch die Verwaltung mitziehen. So haben wir 2010 zum Beispiel die Barkasse abgeschafft und eine Zahlstelle für EC-Kartenzahlung eingeführt. Seit 2015 kann man auch direkt beim Meldeamt mit EC-Karte zahlen, spart sich den Weg in die Bürgerinformation. Aber nach wie vor können kleinere Beträge natürlich auch bar bezahlt werden, damit niemand überfordert wird. Manchmal muss man den Menschen aber auch einfach etwas zutrauen: So ist selbst mein 83-jähriger Schwiegervaters seit kurzem Besitzer eines Smartphones und steht auch den Innovationen in unserer Verwaltung zumindest interessiert und offen gegenüber.

Setzt die Gemeinde auch auf Social Media?

Natürlich gehen wir auch in diesem Bereich mit der Zeit. Seit meinem Amtsantritt nutzen wir neben unserer Homepage eine gemeindeeigene Facebook-Seite. Hier erreichen wir einen großen Teil der Menschen in der Gemeinde, den wir über herkömmliche Wege wohl nie erreicht hätten. Wir kommunizieren unsere Themen und Informationen offen und transparent und erhalten über Facebook viel Feedback. Den Account speist übrigens unser Leitungsteam, je nachdem wer gerade Zeit hat. So verteilt sich die Aufgabe auf mehrere Schultern und wir erhalten uns den Spaß an der Sache.

Demnächst liegt der Schwerpunkt auf Online-Angeboten?

Auch. Natürlich sind wir nach wie vor persönlich für die Menschen unserer Gemeinde da, wollen den Bürgerinnen und Bürgern die Erledigung vieler Behördenangelegenheiten künftig aber zusätzlich online anbieten. Unser Ziel ist es, dass auch sie Zeit und Wege sparen können. Vieles geht doch inzwischen digital: Anträge, Beurkundungen, Bezahlung. Für die Beantragung eines Sondernutzungsrechtes im Straßenverkehr zum Beispiel müsste doch keiner mehr ins Rathaus kommen.

Das ist alles schon geplant?

Überlegt, recherchiert, teilweise geplant – aber das geht nur mittelfristig, nicht alles auf einmal. Fest geplant sind die Umsetzung von e-Akte und e-Steuerakte. Außerdem denken wir über die Einrichtung eines Bürgerportals nach. Die Schnittstellen sind ja von der ITEBO alle schon bereitgestellt. Die OpenR@thaus Lösung der ITEBO ist zum Beispiel gut durchdacht: Übersichtlich, mit vielen Angeboten, die alle ineinandergreifen. Und natürlich müssen wir unser CMS- System und unseren Webauftritt für unsere Bürgerinnen und Bürger, die Unternehmen oder Gäste immer wieder modernisieren.

Das klingt nach Verwaltung 4.0!

Nun, Verwaltung 4.0 ist es noch lange nicht. Aber wir sind auf einem guten Weg. Mir ist es einfach ein großes Bedürfnis, für die Verwaltungsprozesse eine moderne, digitale IT-Infrastruktur und sinnvolle Services wie Bürgerportal, Kita-Portal und Angebote, die das Leben vereinfachen, anzubieten. Das wichtigste dabei bleibt aber, dass alle mitgenommen werden, mit Spaß dabei sind und das Ergebnis einen wirklichen Mehrwert erbringt.

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