Modular in die digitale Verwaltung: wie es Budget und Ressourcen erlauben

Am Anfang stand bei uns die Steuerakte

Seit den 80iger Jahren schon ist die Gemeinde Twist Kunde der ITEBO-Unternehmensgruppe. Seit dieser Zeit genießt die Gemeinde IT-Dienstleistungen aus einer Hand, von der Betreuung der zentralen Infrastruktur und des Netzwerkes, über die Fachapplikationen bis hin zur Bereitstellung eines externen Datenschutzbeauftragten. Gut unterstützt geht die Gemeinde nun neue Wege in die digitalisierte Verwaltung. Schritt für Schritt, einer klaren Strategie folgend.

„Die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten und wirtschaftlich notwendig. Bürger haben einen Anspruch darauf, dass ihre Gemeindeverwaltung modern aufgestellt ist und Services bietet. Auch unsere Mitarbeiter legen Wert darauf, schnell und effizient arbeiten zu können. Deshalb haben wir einen festen Plan erarbeitet, den es umzusetzen gilt. Die Politik steht hinter dieser Strategie. Darum werden neben dem rechtlichen Rahmen auch finanzielle Mittel bereitgestellt“, formuliert Ernst Schmitz, Bürgermeister der Gemeinde Twist, die im mittleren Emsland unmittelbar an der niederländischen Grenze liegt.

Ordnerstruktur im Netzwerk

Einführung mit Rücksicht auf die  Ressourcen

Doch so wie für viele kleinere Gemeinden ist auch für Twist, mit knapp 10.000 Einwohnern und 28 Mitarbeitern in der Verwaltung, die Einführung eines vollständigen Dokumentenmanagementsystems (DMS) nicht sofort umsetzbar, weil u. a. die erforderlichen finanziellen und personellen Ressourcen nicht zur Verfügung stehen. „Ein komplettes DMS können wir nicht auf einmal umsetzen. Aber das müssen wir auch nicht. Dank der ITEBO ist das modular möglich. Damit können wir so planen und investieren, wie es das Budget und unsere Ressourcen erlauben oder wie es der Gesetzgeber verlangt“, so Stefan Holt, IT-Verantwortlicher aus dem Fachbereich Allgemeine Verwaltung.

Die ITEBO-Unternehmensgruppe, gut mit den unterschiedlichsten Herausforderungen und Rahmenbedingungen vergleichbarer Gemeinden und Kommunen bekannt, entwickelt seit ein paar Jahren eine modular integrierbare Lösung. Auf der Basis von enaio® von Optimal Systems, einer umfassenden Enterprise-Content-Management (ECM) Software, realisiert der IT-Dienstleister kundenspezifische Anforderungen. „Wobei es völlig egal ist, mit welchem Modul gestartet wird, oder was bereits vorhanden ist. Jeder Weg führt zur E-Akte. Wichtig ist eine klare Strategie der Gemeinde. Wir haben für die jeweilige Integration jedes Moduls standardisierte Abläufe entwickelt, die die Projekte vereinfachen, sodass die Gemeinde nur mit wenig Aufwand rechnen muss“, erläutert Ralf Hörnschemeyer, Geschäftsbereich Vertrieb. „Außerdem nutzen wir Schnittstellen, die eine Anbindung der Fachanwendungen und Abläufe schnell und unkompliziert erlauben.“

Die E-Steuerakte

Auf dem Weg zur vollständigen E-Akte startete die Gemeinde Twist mit der Einführung der E-Steuerakte, mit dem Modul Steuern und Abgaben. Seit letztem November, nach einer Projektdauer von nicht einmal drei Monaten, bearbeiten nun die Sachbearbeiterinnen die rund. 8.600 Akten der Gemeinde in enaio®. „Das Projekt hat enorme Verbesserungen gebracht. Das hat sich in unserer Verwaltung herumgesprochen. Das macht es natürlich sehr leicht, andere Mitarbeiter für die Digitalisierung der Abläufe in ihren eigenen Fachbereichen zu begeistern. Das geht dann irgendwann nicht mehr schnell genug“, sagt Stefan Holt lächelnd. In Twist arbeitet ein überwiegend junges Team in der Verwaltung, das die älteren Mitarbeiter unterstützt und mitnimmt. Anfang Juni hat die Gemeinde Twist mit einem weiteren Modul – Kasse und Anordnung – die Arbeit aufgenommen. Die Etablierung eines zentralen Rechnungseinganges, der Aufbau einer Scanstrecke, wie auch die Integration eines medienbruchfreien elektronischen Rechnungsworkflows mit Schnittstellenanbindung zum Kassenarchiv in enaio® folgen, wie auch die Einbindung aller Fachbereiche. „Mit der ITEBO haben wir einen zuverlässigen und kompetenten Partner an der Seite. Es ist für uns ein großer Vorteil, alles aus einer Hand zu beziehen. So gibt es für jedes Problem sofort den richtigen Ansprechpartner ohne lange Wartezeiten“, formuliert Stefan Holt. Und Bürgermeister Ernst Schmitz erklärt abschließend: „Ziel ist es, in den nächsten Jahren den Aufbau einer modernen digitalen Verwaltung fortzuführen. Die nächsten großen Projekte sind die vollständige Umsetzung der E-Rechnung bis 2019, das Zusammenführen unserer Papierakten mit den digitalen und 2020 dann die Einführung der digitalen Bauakte. Weitere Schritte sollen folgen!“

weiterführende Informationen

Weitere Informationen zu enaio® und über die Lösungsschalen der ITEBO-Unternehmensgruppe finden Sie in unserem Produktflyer Enterprise-Content-Management (ECM)

https://www.itebo.de/fileadmin/templates/itebo/img/produkte_und_services/produkt_und_referenzflyer/itebo_produktflyer_enaio_web.pdf

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