Vertragsverwaltung aus dem Finanzwesen

Bereits 2009, im Zuge der Umstellung auf die Doppik, führte die Gemeinde Hilter a.T.W. gemeinsam mit der ITEBO-Unternehmensgruppe das Finanzverfahren Infoma newsystem ein und nutzt heute bereits die Module Kasse, Anlagenbuchhaltung, den Bereich Steuern und Abgaben und die Darlehensverwaltung. Vor dem Hintergrund der Neuregelung nach §2b Umsatzsteuergesetz (UStG) setzte die Gemeinde das Vertragsmanagement neu auf und integrierte ein weiteres Modul der Lösung: die zentrale Vertragsverwaltung inklusive der digitalen Vertragsakte.

Für schlanke interne Abläufe digitalisiert die Verwaltung Hilter gemeinsam mit der ITEBO-Unternehmensgruppe, ausgehend von der Vorgangsbearbeitung, ihre Fachverfahren und ergänzt digitalisierte Prozesse um die E-Akte von enaio. So nutzt die Gemeinde bereits die Steuerakte, die Personalakte, die digitale Belegablage und steht vor der Umsetzung der digitalen Bauakte. Das digitale Bürgerkonto und damit OpenR@thaus stehen ebenso in der Planung.

„In unserem Haus nimmt das Finanzwesen die zentrale Rolle in der IT der Verwaltung ein. Herzstück unserer Digitalisierung ist unsere Finanzsoftware. Deshalb haben wir uns für eine Vertragsverwaltung aus Infoma newsystem heraus entschieden“, erklärt Bastian Sommer, Kämmerer der Gemeinde Hilter.

Wer jedoch die digitale Vertragsakte einführen will, muss gründlich darüber nachdenken, welche Verträge von wo und wie verwaltet werden sollen. Und er muss erst einmal wissen, wo welcher Vertrag existiert. „Das war schwieriger als gedacht. Eigentlich haben wir die Verträge und Vertragsergänzungen, Angebote, Vorverträge, ergänzenden Schriftverkehr etc. Schritt für Schritt zusammengesucht“. 

Neue Transparenz über die Verträge

Durch die Verbindung von Finanzsoftware und Dokumentenmanagement schuf die ITEBO eine transparente, strukturierte und rechtskonforme Vertragsverwaltung über die Fachbereichsgrenzen hinweg. Zuständigen Mitarbeiter haben nun einen Überblick über den Vertrag und zugehörige Dokumente.

Die neue Vertragsverwaltung vereinigt alle Verträge in einem zentralen Verzeichnis, zu jedem Vertrag gibt es in newsystem eine eAkte. Die Erfassung und Bearbeitung aller Verträge mit den jeweiligen fachspezifischen Anforderungen der Abteilungen erfolgt in Infoma newsystem, das über einen Archivadapter mit dem Dokumentenmanagementsystem enaio verbunden ist. Enaio dient der Archivierung und revisionssicheren Ablage der Verträge. So ist die Dokumentrecherche nicht nur über Infoma newsystem, sondern auch nach identischen Suchkriterien über enaio möglich. „Über diesen Nutzen hinaus sind wir im Hinblick auf die Umsetzung des neuen Umsatzsteuergesetzes dank der Unterstützung der ITEBO nun gut gerüstet. Die von der ITEBO etablierten Workflows schaffen die optimale Vorrausetzung, um für jeden einzelnen Vorgang die rechtlichen Grundlagen für eine steuerrechtliche Neubewertung der Umsatzsteuerpflicht unserer Einnahmen zu prüfen“, gibt Bastian Sommer einen Ausblick.

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