Digitalisierung in der Pandemie: Von der Mehrbelastung in die Freiheit

Die COVID-19-Pandemie hat vieles verändert, so auch die Arbeit in den Kommunalverwaltungen. Der bedeutendste Unterschied: Der „Faktor Mensch“. In kurzer Zeit sind Vorbehalte und Skepsis, die gegen Digitalisierungsvorhaben bestanden, einem neuen Pragmatismus gewichen.

In Personalbefragungen, die wir im Kontext von E-Akten- und Strategieberatungen in mehreren größeren Landkreis- und Stadtverwaltungen durchgeführt haben, zeigt sich deutlich ein Wandel der Haltung zu Digitalisierungsfragen, den die Pandemie-Krise ausgelöst hat.

In vorangegangen Befragungen wurde die Verwaltungsdigitalisierung von einem großen Teil der Beschäftigen eher mit der Befürchtung großer Mehrbelastungen verbunden – sei es, weil die notwendigen Kompetenzen und Erfahrungen fehlen, um die digitalen Werkzeuge zu „beherrschen“, oder, weil organisch gewachsene Arbeitsweisen in Frage gestellt werden, mit denen sich die Befragten gut arrangiert haben. Dieses Empfinden hat sich durch die Zeit der Pandemie geradezu umgekehrt. Anstelle einer Mehrbelastung haben viele Beschäftigte durch das digitale Arbeiten aus dem Home-Office ein Mehr an Freiheit erlebt – allen voran über die konkrete Zeit und den konkreten Ort ihres Arbeitens, aber eben auch durch die neue Offenheit aller Beteiligten mit kreativen Lösungsvorschlägen, die neue Arbeitsweise eigenverantwortlich mitzugestalten. Zudem wurden die entfallenen Anfahrtswege ins Büro und zu standortübergreifenden Besprechungen, die durch Videokonferenzen ersetzt wurden, häufig als positiv empfunden.

junge Frau telefoniert im HomeOffice

Die Ausnahmesituation der Pandemie hat aber auch allen Beteiligten gezeigt, welche Nachteile eine organisch gewachsene, unabgestimmte Arbeitsweise haben kann: In den häufigen Vertretungsfällen waren Zuständigkeiten unklar oder die Vertretung aufgrund undurchsichtiger Ablagestrukturen eingeschränkt auskunftsfähig; Informationen, die nur in Papierakten vorliegen, wurden häufig bereits von anderen Kolleginnen und Kollegen ins Home-Office mitgenommen oder waren zu umfangreich, um sie komplett ins eigene Home-Office mitzunehmen; Bescheide, die in Papierform verschickt werden, konnten nur im Verwaltungsgebäude gedruckt werden; Post wurde häufig nicht digitalisiert und musste persönlich abgeholt werden oder wurde mit Verspätungen ins Home-Office nachgesendet. All dies sind Argumente für die Digitalisierung der Verwaltung, die nun nicht mehr abstrakt und theoretisch sind, sondern am eigenen Leibe durchlebt und durchlitten wurden, es ist ein Handlungsdruck und eine hohe Sensibilisierung für das Thema entstanden.

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